تشارك وزارة التخطيط والتعاون الدولي في جائزة الملك عبد الله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية منذ دورة الجائزة الثانية التي أطلقت في العام 2004، وقد حصلت الوزارة على المركز الأول عن فئتها في الدورات من الثالثة وحتى السابعة، وعلى المركز الثاني وختم التميز في الدورة الثامنة لجائزة التميز الأرفع على المستوى البلاد والتي تعتمد نموذج EFQM Excellence Model المتبع عالميا لتحسين الأداء، والمستند إلى المفاهيم الأساسية للتميز وفقاً لنموذج التميز الأوروبي 2013 الخاص بالمؤسسة الأوروبية لإدارة الجودة وهي المفاهيم الأساسية الثمانية التي تمكِّن المؤسسة من تحديد مسارها نحو تحقيق أسس التميز وهذه المفاهيم هي:

• بناء مستقبل مستدام
• تنمية القدرة المؤسسية
• تسخير الإبداع والابتكار
• القيادة من خلال رؤيا وإلهام ونزاهة
• الإدارة بمرونة وسرعة التكيف مع التغيير
• النجاح من خلال مواهب وقدرات موظفي المؤسسة
• استدامة النتائج الباهرة.

ويتطلب تحقيق متطلباتها اعتماد وتطبيق أفضل الممارسات في الإدارة وعلى هذا الأساس تبنت الوزارة الأنظمة الحديثة في إدارة الموارد البشرية وأنظمة إدارة الجودة وأنظمة الاتصال واستراتيجيات تطوير العنصر التكنولوجي وأنظمة إدارة الاستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي، وتعتبر الجائزة حافزاً للتغيير والتحسين المستمر.

وكانت الوزارة قد شاركت في الجائزة لأول مرة في الدورة الثانية (2004/2005) وحصلت في تلك الدورة على المركز الثاني عن فئة الوزارات، وحصلت الوزارة في الدورة الثالثة (2006/2007) على الجائزة الذهبية عن فئة الوزارات المشاركة لأكثر من مرة، وفي الدورة الرابعة (2008/2009) فازت الوزارة بالمركز الأول في المرحلة البرونزية عن فئة الوزارات المشاركة لأكثر من مرة وذلك بعد اعتماد معايير المؤسسة الأوروبية لإدارة الجودة لإعطاء العلامات، وفازت الوزارة بالمركز الأول في المرحلة الفضية عن فئة الوزارات المشاركة لأكثر من مرة في الدورة الخامسة (2010/2011)،  والمركز الأول في المرحلة الفضية عن فئة الوزارات المشاركة لأكثر من مرة في الدورة السادسة (2012/2013)، والمركز الأول في المرحلة الفضية عن فئة الوزارات المشاركة لأكثر من مرة / الوزارات الصغيرة والمتوسطة في الدورة السابعة (2014/2015).

الخطوات التي قامت بها الوزارة بهدف الحصول على الجائزة:

على الرغم من الأهمية المعنوية الكبيرة للجائزة، كيف لا وهي تحمل اسم سيد البلاد وراعي نهضتها، إلا أن الوزارة قد قامت بعديد من المبادرات والخطوات والإجراءات الداخلية ليس بهدف الحصول على الجائزة فحسب وإنما إيمانا منها بضرورة الارتقاء والتميز في العمل الحكومي كهدف سام يساهم في خدمة ورفعة الوطن، وعلى هذا الأساس فإن رحلة الوزارة في تميز الأداء الحكومي والعمل المؤسسي يمكن تلخيصها كما يلي:

الفترة (2002-2004): البداية كانت في العام 2002 وذلك مع إقرار مشروع "إعادة الهيكلة وتطوير الأنظمة" الذي تم فيه مراجعة المناخين التنظيمي والتشريعي، ودراسة الإجراءات والأنظمة المطبقة، وتصميم الأنظمة الجديدة والهياكل، ونمذجة العمليات والإجراءات وتوثيقها. تعتبر مرحلة التطبيق العملي لمخرجات مشروع "إعادة الهيكلة وتطوير الأنظمة" والتي بدأت في منتصف العام 2004 إحدى مراحل تجذير ثقافة التميز في الوزارة، حيث قامت الوزارة في هذه المرحلة بتطبيق أنظمة الموارد البشرية الحديثة وأنظمة الاتصال والجودة الشاملة والتي صممت ووثقت بما يحاكي أفضل الممارسات الإدارية. كما تزامن ذلك مع اختيار الوزارة في العام 2003 كمشروع ريادي Pilot Project في تجربة مراكز التميز Centres of Excellence والتي ساهمت في بناء أساس انطلقت منه رحلة التميز في الوزارة.

الفترة (2005-2006): منذ مطلع العام 2005 عملت الوزارة على تعميق مفهوم التميز وتجذير ثقافته من خلال تفعيل تطبيق أنظمة الموارد البشرية، وأنظمة واستراتيجيات الاتصال الداخلي والخارجي، وأنظمة الجودة الشاملة، وتفعيل استخدامات تكنولوجيا المعلومات. اشتملت هذه المرحلة على إعداد وتوثيق وتطبيق ومراجعة وتحديث الأنظمة وتصميم إجراءات العمل المعيارية وخرائط العمليات ومؤشرات قياس الأداء. كما شهد العام 2005 قيام الوزارة بتنفيذ دراسة التحليل الرباعي للبيئتين الداخلية والخارجية SWOT Analysis تمهيدا لإعداد وتوثيق الخطة الاستراتيجية للوزارة للأعوام (2005-2007) والتي تقوم الوزارة بمراجعتها وتطويرها بشكل دوري (سنويا) وكلما دعت الحاجة. هذا وقد تزامن ذلك مع مشاركة الوزارة في الدورة الأولى للجائزة (2004-2005) والتي حرصت فيها الوزارة على إشراك الموظفين في هذه التجربة من خلال تشكيل فرق عمل فنية إيمانا منها بأن التميز ثقافة وسلوك ويتم تبنيه بالمشاركة والانخراط، ثم تبع ذلك وخلال المشاركة الثانية للوزارة في الجائزة (2006-2007) توسيع قاعدة المشاركة من قبل الموظفين في فرق التميز حيث تم إضافة أسماء جديدة وبناء على مجالات العمل ومتطلباته وفتح باب الترشيح لجميع الموظفين الراغبين بالمشاركة.  ومن المبادرات الداخلية الأخرى التي تهدف إلى تعزيز ونشر مفهوم الشفافية بين جميع الموظفين وعلى اختلاف مستوياتهم، قامت معالي الوزيرة في العام 2006 بفتح المجال لجميع الموظفين للاقتراحات والإبداعات التي تساهم في تطوير الأداء وتحسن من مستوى الخدمة المقدمة، ومن أجل ذلك خلق قنوات متعددة لتقديم هذه الاقتراحات وتصميم إجراء عمل معياري خاص بآلية التعامل معها.

الفترة (2006-2007): اتخذت وزارة التخطيط والتعاون الدولي خطوة رائدة في مجال تطوير وتعزيز الإدارة الاستراتيجية، إذ قامت في عام 2006 ببناء نظام متطور لإدارة خطتها الاستراتيجية باستخدام منهج بطاقات الأداء المتوازن Balanced Scorecards يتم من خلاله متابعة مدى تحقيق الأهداف الاستراتيجية من خلال مؤشرات الأداء الرئيسة.\

الفترة (2008-2011) : تابعت الوزارة سياستها في التطوير والتحسين المستمر وعملاً بمنهجية RADAR  اعتمدت الوزارة على التقارير التقييمية السابقة للجائزة في وضع خطط العمل لكافة المعايير بدءاً من نتائج التقييم المتمثلة بفرص التحسين ونقاط القوة وتحويلها إلى خطط عمل وذلك لمعالجة الثغرات وتعزيز نقاط القوة وبمساهمة أعضاء فرق التميز من مختلف المستويات الأمر الذي انعكس على نتائج الوزارة في الجائزة حيث حازت الوزارة في الدورة الرابعة (2008-2009) على المركز الأول في المرحلة البرونزية في حين حازت على المركز الأول في المرحلة الفضية في الدورة الخامسة (2010-2011).

الفترة (2012-2014):  بهدف تطوير الأداء المؤسسي والارتقاء به، قامت الوزارة باتخاذ خطوات ساهمت في تحقيق الوزارة لأهدافها المؤسسية بمستوى أعلى، حيث عملت الوزارة على ربط أهداف المديريات التشغيلية بالأهداف المؤسسية التي تم أيضاً ربطها بالأهداف الوطنية، وتم تحديد نسب لمساهمة الأهداف في كل مستوى بالمستوى الذي يسبقه وتطوير مؤشرات قياس أداء لجميع الأهداف والأنشطة وذلك للوصول إلى مستوى أعلى من الدقة في قياس تحقيق الوزارة لأهدافها، وللتوصل إلى الإجراءات الوقائية والعلاجية اللازمة بكفاءة وفعالية.

الفترة (2015-2016) : من خلال الخيارات والأهداف الاستراتيجية المؤسسية للوزارة تم تحديد مؤشرات قياس الأداء للحصول على نتائج إيجابية تصاعدية وتحديد مستهدفات لتلك المؤشرات، ويتم قياس المتحقق من الأهداف المؤسسية وكذلك مساهمة كل مديرية ووحدة في الوزارة في تحقيق الأهداف المؤسسية وبالتالي  الأهداف الوطنية بشكل نصف سنوي وتضمين النتائج في تقرير أداء الوزارة المؤسسي والذي يبين نتائج رضا متلقي الخدمة والرضا الوظيفي، وبهدف تطوير عمليات الوزارة وخدماتها تم إطلاق نظام تتبع وتقديم خطط عمل المشاريع الموجهة للسوريين والمجتمعات المستضيفة وتقارير سير العمل الإلكتروني (JORISS) بتاريخ 12/3/2015 وذلك بهدف  تسهيل استقبال ومراجعة خطط عمل المشاريع والتي كانت تتم بشكل ورقي يترتب عليه الكثير من الوقت للمراجعة والتعديل،  فقد تم تقليل مدة مراجعة هذه المشاريع من أسبوع  إلى يومين كحد اقصى حيث يتم تزويد المنظمة بكافة الملاحظات المطلوبة. كما وقد قامت الوزارة بإعداد تصور بعيد الأمد للسنوات العشرة القادمة، تمثلت بوثيقة الأردن 2025، وبهدف وضع مخرجات وثيقة الأردن موضع التنفيذ، فقد تم التوافق على إعداد برامج تنفيذية متوسطة الأمد، الأول 2016-2018، والثاني 2019-2021، والأخير 2022-2025.

الفترة (2017-2018): قامت الوزارة بتطوير منهجيتها في التخطيط الاستراتيجي، حيث لجأت إلى أداة بطاقات الأداء المتوازن Balanced Scorecards  كواحدة من أدوات التخطيط الاستراتيجي المتقدم، وقامت ببناء خطتها الاستراتيجية للأعوام 2017-2019 على هذا النموذج، كما قامت باعتماد معايير جديدة لتحليل البيئتين الداخلية والخارجية للخروج بأنسب خيارات استراتيجية لصياغة أهدافها. وقد تم اعتماد الأهداف الاستراتيجية الجديدة لوضع أهداف ومؤشرات المديريات والوحدات ومتابعتها.

وبهدف مأسسة العمل بأفضل الممارسات، قامت الوزارة بتنظيم العمل ببعض المحاور عن طريق تشكيل فرق عمل دائمة تتولى مهام التخطيط الاستراتيجي، وإدارة المعرفة، وعقد المقارنات المعيارية، وأنشطة المسؤولية المجتمعية. كما لجأت في هذه الفترة إلى عقد المقارنات مع الجهات الخارجية بهدف الاستفادة من خبراتها في عدة مجالات ودعم عملية التعلم والنمو المؤسسي.

الأثر الذي لمسته الوزارة نتيجة مشاركتها في الجائزة

تعتبر الجائزة أحد نماذج التميز المتبعة عالميا لتحسين الأداء، ومما لا شك فيه بأن تحقيق متطلبات الجائزة في كافة المعايير لا يتأتى إلا من خلال تغيير شامل لبيئة العمل بما يسمح لها أن تواكب آخر المستجدات والمتطلبات، وقد ساهمت الجائزة في غرس ثقافة التميز في جميع نواحي العمل في الوزارة مما ساهم إيجابا في تحسين وتطوير الأداء، كما غيرت من صورة العمل الحكومي التقليدية في المتمثلة ببطء التنفيذ وبيروقراطية الخطوات إلى صورة أكثر إشراقا تتمثل في رفع مستوى وكفاءة الموظف الحكومي وزيادة فعالية العمليات والإجراءات وذلك من خلال إدخال وتبني مفاهيم جديدة في الإدارة مثل التركيز على النتائج والشفافية ومراقبة وتقييم الأداء. تستند الجائزة في هيكلها إلى مفاهيم إدارة الجودة الشاملة ويتطلب تحقيق متطلباتها اعتماد وتطبيق أفضل الممارسات في الإدارة وعلى هذا الأساس تبنت الوزارة الأنظمة الحديثة في إدارة الموارد البشرية وأنظمة إدارة الجودة وأنظمة الاتصال واستراتيجيات تطوير العنصر التكنولوجي وأنظمة إدارة الاستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي. تعتبر الجائزة حافزا للتغيير والتحسين المستمر وقد كان لمشاركة الوزارة في الجائزة أكبر الأثر في دفع عجلة التحسين والتغيير وتطوير العمل ومأسسة الأداء، كما أن توفر هذا الدافع قد ساعد في تبني عديد من المبادرات الداخلية والإيمان بضرورة تنفيذها ومنها على سبيل المثال لا الحصر أتمتة أنظمة الموارد البشرية وربطها إلكترونياً، وتفعيل استخدامات شبكة الإنترانت، وتحفيز الموظفين من خلال جائزتي ”إنجاز“ ”وموظف الشهر“، ومأسسة العلاقة مع الشركاء والمتعاملين، ونشر المعرفة واكتسابها وغيرها...    

أهم إنجازات الوزارة بعد الاشتراك في الجائزة

يبدو جليا بأن الإنجاز الأكبر الذي حققته الوزارة بعد الاشتراك في الجائزة هو تغيير بيئة العمل الداخلية وتطويرها بحيث أصبحت بيئة جاذبة محفزة ساهمت في تحسين مستوى الخدمة المقدمة والارتقاء في الأداء. غرست الوزارة ثقافة التميز بين جميع موظفيها وعلى اختلاف مستوياتهم واعتمدت الأداء والكفاءة كمقاييس للقياس والتقييم تجسيدا للشفافية والموضوعية. أما على صعيد الإنجازات الأخرى فقد كانت وزارة التخطيط والتعاون الدولي الوزارة الوحيدة في منطقة الشرق الأوسط والعالم العربي التي تم دعوتها إلى الحضور والمشاركة في ملتقى European Balanced Scorecards summit وعرض تجربتها في تبني منهج بطاقات الأداء المتوازن في الإدارة الاستراتيجية من خلال تقديم عرض مرئي أمام أكثر من 270 شخصية من مختلف أنحاء العالم. كما كانت أول وزارة تطبق نموذج ربط الأهداف المؤسسية بالأهداف الوطنية واحتساب نسبة مساهمتها فيها على مستوى الوزارة وتقوم بعمل لقاءات وجلسات توعوية للوزارات الأخرى لنشر الفائدة.