تطبيقا لمخرجات مشروع إعادة الهيكلة الذي تم اعتماده في عام 2004، قامت الوزارة بتطبيق أسس ومنهجيات إدارية حسب أفضل الممارسات، تهدف إلى الارتقاء بالأداء وتحقيق التطوير المؤسسي الذي يشمل جميع موارد الوزارة، وعلى هذا الأساس صممت هذه الأسس والمنهجيات المختلفة بما يضمن تحقيق أهداف الوزارة في تطوير بيئة تنظيمية ملائمة للإبداع والتعلم والابتكار.
تقوم وحدةالتطوير المؤسسي و التقييم بإصدار تقرير الأداء المؤسسي السنوي منذ العام 2013، ويشتمل التقرير على ثلاثة تقارير فرعية تعنى بتطوير الأداء وهي:
- تقرير الأداء الاستراتيجي، ويبين إنجاز الوزارة لأهدافها المؤسسية ونسبتها من الأهداف الوطنية.
- تقرير مسح رضا متلقي الخدمة، والذي يبين تحليل استبانات رضا متلقي الخدمة بفئاته الثلاث (المؤسسات الحكومية والوزارات، ومنظمات المجتمع المدني المحلية والدولية، والجهات المانحة)
- تقرير مسح رضا موظفي الوزارة.
ويبين التقرير نتائج التحليل والتوصيات المقترحة لرفع نسب الأداء، ويتبع إصداره خطة لتنفيذ التوصيات مع أنشطة محددة المسؤوليات تعمم على جميع المديريات.
لعرض وتحميل التقارير السنوية للاداء المؤسسي انقر هنا
نظام إدارة الجودة Quality Management System
قامت الوزارة خلال العامين 2014 و 2015 من خلال وحدة التقييم وقياس الأثر /توكيد الجودة بتصميم إطار عام لعملياتها بحيث تقسم إلى عمليات أساسية؛ تهدف إلى تحقيق الأهداف المؤسسية للوزارة ومنبثقة من محاور عمل الوزارة ومهامها، وعمليات رئيسية؛ وهي التي تضمن استقرار بيئة عمل الوزارة وتعنى بتطوير أدائها وتهيئ الظروف للعمليات الأخرى لتحقيق أهدافها، وعمليات مساندة؛ وهي التي تدعم العمليات الأخرى في وظائفها اليومية مثل إدارة الموارد البشرية والاتصال وغيرها، واستندت الوزارة في هذا التصنيف إلى دراسات في تصميم العمليات عبر البحث عن أفضل الممارسات وتطبيقها بما يتناسب وطبيعة عملها.
وترتبط جميع هذه العمليات بأهداف الوزارة المؤسسية والتي ترتبط بدورها بالأهداف الوطنية، للتأكد من فاعلية العمليات ومساهمتها في تحقيق الأهداف المؤسسية. كما يندرج تحت مظلة كل عملية عدد من إجراءات العمل المعيارية، توضح بالتفصيل خطوات الإجراء والجهة المسؤولة عنه، وتشكل هذه الإجراءات بمجملها الأنشطة التي تقوم عليها خطط عمل المديريات والوحدات لتحقيق أهدافها التشغيلية، وتقاس مؤشرات هذه الأنشطة بشكل نصف سنوي، حيث يتم تحليل النتائج والخروج بتوصيات وخطة لتنفيذ التوصيات ضمن تقرير الأداء المؤسسي السنوي.
ويقوم توكيد الجودة بتصميم إجراءات العمل حسب بنود إجراء العمل المعياري المتعلق بإدارة العمليات، بناء على متطلبات العمل التي يتم التعرف عليها من عدة مصادر مثل تعديلات التشريعات والقوانين ومن خلال الاجتماعات الدورية في الوزارة، أو من خلال استحداث أو إلغاء أية مديرية / وحدة / قسم، أو حدوث أي تغيير في المهام حسبما تقتضيه متطلبات العمل، أو من خلال متطلبات واحتياجات المتعاملين عبر تطبيق توصيات تقرير مسح رضا متلقي الخدمة، أو نتيجة لتنفيذ إجراءات العمل التصحيحية والوقائيـة، أو من خلال التغذية الراجعة من المديريات والوحدات المعنية بهذه العمليات، حيث تمت خلال العام 2015 مراجعة جميع إجراءات العمل المعيارية من خلال اجتماعات عصف ذهني تم ترتيبها مع جميع مديريات ووحدات الوزارة تم خلالها مناقشة التعديلات، إن وجدت، وضرورة استحداث أو إلغاء إجراءات معينة. ويقوم توكيد الجودة بمراقبة ومراجعة إجراءات العمل المعيارية بشكل دوري بالتشارك مع أصحاب العلاقة وحسب إجراء ضبط الوثائق ومن ثم تعميمها.
يوجد لجميع إجراءات العمل المعيارية مخططات توضيحية، تبين بوضوح المدخلات والوثائق المطلوبة والخطوات الإجرائية ومخرجات كل عملية والمسؤوليات والصلاحيات والتقاطعات مع العمليات الأخرى داخل الوزارة والجهات الخارجية، وتمت مراعاة تحديد التداخل والترابط بين العمليات المختلفة لضمان تكاملية الخطوات أثناء تصميم عمليات الوزارة. كما توجد لدى الوزارة خريطة تفصيلية تبين بوضوح عملية متابعة المشاريع بدءاً من التخطيط وانتهاءً بتقييم الأثر مع بيان الترابط والتداخل بين عمليات المديريات والجهات الخارجية المعنية.
جائزة الملك عبدالله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية
تعتبر الجائزة أحد نماذج التميز المتبعة عالميا لتحسين الأداء، ومما لا شك فيه بأن تحقيق متطلبات الجائزة في كافة المعايير لا يتأتى إلا من خلال تغيير شامل لبيئة العمل بما يسمح لها أن تواكب آخر المستجدات والمتطلبات، وقد ساهمت الجائزة في غرس ثقافة التميز في جميع نواحي العمل في الوزارة مما ساهم إيجابا في تحسين وتطوير الأداء، كما غيرت من صورة العمل الحكومي التقليدية في المتمثلة ببطء التنفيذ وبيروقراطية الخطوات إلى صورة أكثر إشراقا تتمثل في رفع مستوى وكفاءة الموظف الحكومي وزيادة فعالية العمليات والإجراءات وذلك من خلال إدخال وتبني مفاهيم جديدة في الإدارة مثل التركيز على النتائج والشفافية ومراقبة وتقييم الأداء. تستند الجائزة في هيكلها إلى مفاهيم إدارة الجودة الشاملة ويتطلب تحقيق متطلباتها اعتماد وتطبيق أفضل الممارسات في الإدارة وعلى هذا الأساس تبنت الوزارة ألأنظمة الحديثة في إدارة الموارد البشرية وأنظمة إدارة الجودة وأنظمة الاتصال واستراتيجيات تطوير العنصر التكنولوجي وأنظمة إدارة الإستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي. تعتبر الجائزة حافزا للتغيير والتحسين المستمر وقد كان لمشاركة الوزارة في دورتي الجائزة أكبر الأثر في دفع عجلة التحسين والتغيير وتطوير العمل ومأسسة الأداء، كما أن توفر هذا الدافع قد ساعد في تبني عديد من المبادرات الداخلية والإيمان بضرورة تنفيذها ومنها على سبيل المثال لا الحصر أتمتة أنظمة الموارد البشرية وربطها الكترونيا، وتفعيل استخدامات شبكة الانترانت، وتحفيز الموظفين من خلال جائزتي ”انجاز“ ”وموظف الشهر“، ومأسسة العلاقة مع الشركاء والمتعاملين، ونشر المعرفة واكتسابها وغيرها...
للاطلاع على صفحة جائزة الملك عبدالله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية انقر هنا